Vaak wil men meer weten over de anonimiteit in de medewerkersonderzoeken die ik uitvoer.
Ik krijg dan van medewerkers vragen als ‘Hoe anoniem is dit onderzoek?’ , ‘Hoezo anoniem, je gebruikt mijn e-mailadres?!’, ‘Hoe kom je aan mijn e-mailadres?’. Waar het om gaat is dat medewerkers bezorgd zijn om hun privacy. Zij zijn bang dat hun wellicht confronterende uitspraken terecht komen bij hun leidinggevende zonder dat ze invloed hebben op de manier waarop.
Op hun beurt willen opdrachtgevers bijvoorbeeld weten in hoeverre ze persoonsgegevens van hun medewerkers zonder toestemming mogen delen. En ook medewerkers hebben daar soms vragen over.
In deze blog zet ik de ins en outs over anonimiteit en privacy rond onderzoek op een rijtje.
1 | Wat houdt anoniem medewerkersonderzoek in?
Anoniem onderzoek houdt in dat de verkregen data in een onderzoek ‘niet geïdentificeerd op naam’ kan worden. Alle naar een persoon herleidbare gegevens zijn onbekend. ‘Anoniem’ heeft hier een andere betekenis dan ‘vertrouwelijk’. Vertrouwelijk gaat over de informatie zelf en betekent ‘privé, geheim, niet algemeen beschikbaar’. Anoniem betekent niet 1-op-1 herleidbaar naar een individuele persoon.
Ook onderzoek met een gepersonaliseerde uitnodiging (‘Beste mevrouw Nieskes, ….’) op je e-mailadres kan wel degelijk anoniem zijn. Het enquêtesysteem houdt in dat geval bij welk e-mailadres de enquête heeft beantwoord en welk e-mailadres niet. Dit is handig bij het herinneringen sturen.
Alleen e-mailadressen waar vandaan geen ingevulde enquête retour gekomen is, ontvangen die dan. Dit e-mailadres en de naam van een persoon kunnen wel in het bestand met de onderzoeksresultaten zijn opgenomen.
Is dat het geval, dan is een onderzoeksbureau dat de Gedragscode voor Onderzoek en Statistiek (kom ik verderop op terug) onderschrijft, gehouden om de onderzoeksuitkomsten niet herleidbaar naar individuele personen door te geven. Aan niemand, ook niet aan de opdrachtgever en/of werkgever.
Een onderzoeksbureau zal er echter bij voorkeur voor kiezen om het e-mailadres en naam van de persoon niet op te nemen in het resultatenbestand. Standaard of handmatig kan deze optie worden uitgezet.
In ieder geval weet de opdrachtgever van het onderzoek niet of een bepaald persoon de enquête wel of niet heeft ingevuld en kan ook niet achterhalen welke antwoorden zijn gegeven door wie.
2 | Wat zijn de voor- en nadelen van anoniem onderzoek?
Er zijn voor- en nadelen aan anoniem onderzoek doen.
Een voordeel van anoniem onderzoek is dat meer mensen mee durven te doen omdat men zeker weet dat hun deelname niet te achterhalen is. Dat is handig als je informatie over gevoelige onderwerpen wil verzamelen, bij voorbeeld over politiek, religie of seksualiteit. Ook zullen mensen dan eerder geneigd zijn om eerlijker te antwoorden, ook als ze een mening hebben die ze liever niet hardop zeggen.
Maar als je een grote diverse groep benadert, dan is het misschien wel handig om de uitkomsten voor de verschillende subgroepen met elkaar te vergelijken. Hebben ouderen een andere mening dan jongeren over dit onderwerp? Is er verschil tussen de verschillende afdelingen in een organisatie? Als dit je soort uitsplitsingen kunt maken, krijg je diepgaander inzicht in de onderzoeksresultaten en kun je de opdrachtgever beter adviseren over een onderzoeksuitkomst. Is het onderzoek anoniem, dan lukt dat niet. Of je zou een aantal vragen haar de gewenste persoonskenmerken kunnen opnemen (leeftijd, provincie, gender, etc.). Ingeval van een medewerkersonderzoek is het gebruikelijker om aan het e-mailbestand persoonskenmerken toe te voegen waarmee je die uitsplitsingen daadwerkelijk kan maken.
Het is daarom altijd belangrijk om te kijken welke doelgroep je over welke onderwerpen wil benaderen. En dan te bekijken of een geheel anoniem onderzoek het beste is, met eventueel aanvullende vragen naar persoonsgegevens of dat je de deelnemers beter een persoonlijke uitnodiging stuurt.
Wil je hierover eens vrijblijvend van gedachten wisselen met mij?
3 | Hoe anoniem is een medewerkersonderzoek (MTO)?
Een onderzoekstype waar anonimiteit gevoelig kan liggen is een medewerkersonderzoek of een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO).
Medewerkers willen liefst hun mening anoniem geven. Hun organisatie wil daarentegen graag weten hoe tevreden de verschillende bedrijfsonderdelen of afdelingen zijn. En dan is het nodig om te weten op welke afdeling de medewerkers werken. Andere medewerkerskenmerken die meegenomen kunnen worden, zijn bijvoorbeeld lengte van het dienstverband, leeftijd, functie, fulltime of parttime werkzaam. Deze gegevens of een combinatie van deze gegevens kunnen leiden naar een specifieke werknemer.
Als dat niet gewenst is, kan het voor een organisatie handiger zijn om hun medewerkersonderzoek te laten uitvoeren door een onafhankelijk onderzoeksbureau.
De opdrachtgever verstrekt in dat geval een medewerkersbestand met naam, e-mailadres en kenmerken aan het onderzoeksbureau. Omdat deze vervolgens de uitnodigingen om mee te doen met het medewerkersonderzoek op naam verstuurt, lijkt het alsof het onderzoek niet anoniem is. Een onderzoek door een onderzoeksbureau is voor de opdrachtgever echter altijd anoniem. Deze hoort niet wat afzonderlijke personen hebben ingevuld en zelfs niet of ze een vragenlijst hebben ingevuld.
Dus voor het onderzoeksbureau zijn de deelnemers niet anoniem, maar voor de opdrachtgever wel.
Een goede onderzoeker zorgt er bovendien voor dat de onderzoeksuitkomsten samengevat worden en let ook op dat er geen uitspraken worden gedaan over te kleine groepen, bijvoorbeeld een afdelinkje van drie personen.
Ook door medewerkers gegeven toelichtingen worden niet 1-op-1 doorgegeven, maar altijd gecheckt op herleidbare informatie en geanonimiseerd: namen van personen of leidinggevenden worden weggehaald. En ook informatie die herleid kan worden naar een specifieke afdeling of medewerker wordt geanonimiseerd. Zo weet je als medewerker zeker dat de informatie echt anoniem blijft.
4 | Hoe zit het met het delen van de persoonsgegevens van medewerkers (AVG)?
De laatste jaren zijn we steeds meer bewust van anonimiteit en privacy. Dat komt onder andere omdat sinds mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is en deze destijds met veel tamtam is geïntroduceerd. Organisaties zijn verplicht een gegevensfunctionaris aan te stellen en deze kan kritische vragen stellen over of er wel verantwoord en veilig met de persoonsgegevens van medewerkers en klanten omgegaan wordt.
Over welke persoonsgegevens hebben we het dan? Bij medewerkersonderzoeken gaat het meestal om naam en e-mailadres (nodig voor de verzending van de uitnodigingsmail), functie, afdeling, lengte en type dienstverband, gender en leeftijd).
Ingeval van een medewerkers- of klantenonderzoek mogen organisaties bestanden met persoonskenmerken – mits deze van belang voor het onderzoek zijn – ter beschikking stellen aan een onderzoeksbureau. Als de organisatie zélf persoonsgegevens mag verwerken, dan geldt dat namelijk ook voor een onderzoeksbureau dat ten behoeve van de opdrachtgevende organisatie die persoonsgegevens gaat verwerken.
Voorwaarde is wel dat de organisatie een verwerkersovereenkomst met het onderzoeksbureau afsluit. Want dan is het helder wat iedereen wel of niet mag doen met de persoonsgegevens. Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de verantwoordelijke organisatie en de verwerker, waarin wordt vastgelegd hoe de verwerker met de persoonsgegevens moet omgaan.
5 | Hoe bewaak je de anonimiteit in een medewerkersonderzoek?
Als je de anonimiteit in een onderzoek wil bewaken en ook netjes om wil gaan met de mensen aan wie je een enquête voorlegt, dan zijn er een aantal wetten en gedragsregels waar je je aan moet houden. De AVG en de daaruit voortvloeiende vereiste verwerkersovereenkomst heb ik al genoemd. Daarnaast is er nog de Gedragscode voor Onderzoek en Statistiek. Hierin staat een aantal regels die een goede omgang met de respondent bewaken en een aantal regels die een goede omgang met zijn of haar persoonsgegevens bewaken.
Onderzoekers die lid zijn van de brancheorganisatie MOA zijn gehouden om deze regels op te volgen. Een onderzoeksbureau dat lid is van MOA is daarom al een goede keus. Niet alleen de organisatie, maar ook de onderzoekers persoonlijk verbinden zich aan deze gedragscode.
Zij vertellen aan het begin van de enquête over het doel van het onderzoek. Zij anonimiseren de onderzoeksgegevens in het resultatenbestand zo gauw dat mogelijk is en zorgen ervoor dat de persoonsgegevens binnen de afgesproken termijn na afloop van het onderzoek uit alle bestanden verwijderd worden.
Maar vooral dragen zij er zorg voor dat onderzoeksresultaten nooit op een specifiek individu herleid kunnen worden, niet af te leiden zijn uit kwantitatieve informatie zoals groepsgrootte en niet af te leiden uit kwalitatieve informatie zoals gegeven tekstuele toelichtingen.
Wil je meer lezen over een MarktCheck medewerkersonderzoek?
Ellen Stokman,
Onderzoeker bij MarktCheck
Uiteraard ben ik als onderzoeker lid van de MOA, dus de anonimiteit van jouw medewerkers is bij mij gegarandeerd.
Wil je meer informatie over het organiseren van een kwalitatief goed medewerkersonderzoek, of vrijblijvend sparren over een onderzoek voor jouw organisatie?
